（回答）

１　取締役会の開催
　同族会社の中小企業であれば、取締役会設置会社といえども、取締役会が実際に開催されていない企業も相当あるのではないかと思われます。
　ところで、取締役会は取締役全員で構成され、①会社の業務執行の決定、②取締役の職務の執行の監督、③代表取締役の選定及び解職を行う機関です。
　代表取締役は３か月に１回以上、自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならないとされています。
　つまり、原則として３か月に１回は取締役会を開催しなければならないことになります。

２　取締役会不開催のリスク
　貴社において、取締役会が招集されておらず、代表取締役の職務執行の状況の報告が行われていなかった場合に、代表取締役の法令、定款に反する行為により会社に損害が生じた場合は、次のようなリスクがあります。すなわち、代表取締役のみならず、他の取締役も、適切に取締役会の開催を請求するなどして代表取締役の職務の執行を監督することを怠ったとして、会社に対して損害賠償責任を負うとともに、代表訴訟を提起されるリスクがあります。

３　必ず取締役会で決議しなければならない事項
　会社法は、一定の事項については、必ず取締役会で決議しなければならないと定めており、これらの事項について取締役に決定を委任することはできません。

　①重要な財産の処分及び譲受け
　②多額の借財
　③支配人（営業に関する一切の裁判上・裁判外の行為をする権限を持った従業員のこと）その他の重要な使用人の選任及び解任
　④支店その他の重要な組織の設置、変更及び廃止
　⑤社債を引き受ける者の募集に関する重要な事項として法務省令で定める事項
　⑥内部統制システムの構築に関する決定
　⑦定款の定めに基づく取締役会決議による役員及び会計検査人の会社に対する責任の免除
　⑧その他の重要な業務執行の決定

４　重要な業務執行とは
　何が重要な業務執行に当たるかは、会社毎の具体的な事情により異なってきますが、重要な経営課題についての方針決定、例えば年間事業計画、年間予算、主力製品の決定・変更などは、これに含まれると考えられます。
　一般的に、「重要な財産の処分及び譲受け」のメルクマールとして総資産の１％という目安が示されることがありますが、これはあくまで目安にすぎません。
　重要かどうかこの判断が難しい事項については、念のため取締役会の決議を経ておくのが安全です。
　しかし、あまりにも決議事項の範囲を広げてしまうと、それが会社の慣行となり、今度は、取締役決議の瑕疵の主張を許す範囲を広げることになるので注意を要します。

５　回答
　貴社は、売却した資産が重要な資産である可能性があれば、改めて取締役会を開催し、会社資産の譲渡の承認の議決を採っておくべきです。

（回答）

１　過料の制裁リスク
　株主総会の議事については、議事録の作成義務があり（会社法第３１８条第１項）、株主総会の日から１０年間本店に、その写しを５年間支店に備え置かなければならず（同条第２項、第３項）、株主、全債権者らの閲覧、謄写に供されることになっています。
　株主総会議事録の作成、備置義務に違反すると、１００万円以下の過料の制裁リスクがあります。過料は刑罰ではなく、行政上の秩序罰です。
　過料の裁判は、代表取締役が裁判所に呼び出されることもなく、またその言い分や弁解を聴かれることもなく、一方的に裁判所によって出されるのが通常です。
　因みに、登記官は、過料に処せられるべき者があることを職務上知ったときは、遅滞なく管轄地方裁判所に通知しなければならず（商業登記規則第１１８条）、その通報を受けた裁判所は、相当であると認めるときは、当事者の弁解等陳述を聴かないで直ちに過料の裁判をすることができることになっています（非訟事件手続法第１６４条）。
　ある日突然、裁判所から、「被審人を過料金○○万円に処する。本件手続費用は被審人の負担とする。」等と書かれた裁判書が送られてくる、という事態もあり得るので、注意が必要です。

２　登記への影響
　株主総会議事録は登記の際の添付書類となることから、実際の総会の内容と異なることが総会議事録に記載されていた場合には、総会の決議内容と異なった登記がなされてしまうリスクがあります。

３　決議の証拠になるものがない。
　株主総会議事録は、総会決議の成立や内容についての重要な証拠の一つとなるので、その不作成や内容の不備等により、決議の成立や内容が争われる裁判等において、挙証上の困難が生じるリスクがあります。

４　架空の議事録等による登記のリスク
　中小企業の中には、実際には適法に行われていない株主総会や取締役会の議事録あるいは就任承諾書などを作成して登記だけ済ませてしまうということもあるやに聞いたことがあります。
　しかし、これは紛れもない虚偽の登記申請行為であり、公正証書原本等不実記載罪に当たります（刑法第１５７条第１項、法定刑は５年以下の懲役又は５０万円以下の罰金）。過料の制裁どころか犯罪になってしまうので、このような安易な手段は絶対に採ってはいけません。

（回答）

１　株主総会の運営
　中小企業の株主総会は時に、議長の仕切りが不慣れのため、議場が混乱するリスクがあります。
　株主総会の議長は、株主総会の開会から閉会に至るまでの間、総会における議事の進行、議事の整理、採決、秩序維持等に関する一切の事項に関する権限を有しています（会社法第３１５条第１項）。
　議長は代表取締役社長がなり、同人に事故があったときは、あらかじめ取締役会で定めた順序により他の取締役がこれに代わる旨の定款を定めている会社が多いと思われます。

２　取締役等の説明義務のリスク
　取締役等は、株主総会において、株主から特定の事項について説明を求められた場合には、その事項につき必要な説明をしなければなりません（同法第３１４条本文）。
　もっとも、取締役等はこのような説明義務を無限定に負っているわけではありません。株主総会の議題に関しないものや説明をすることにより他の株主の共同の利益を著しく害する場合等は、説明義務を負いません。
　また、説明義務の範囲及びその程度については、株主が合理的に判断するのに客観的に必要な範囲での説明を、平均的な株主であれば合理的に理解し判断しうる程度に説明すれば足りるとされています（東京地方裁判所平成１６年５月１３日判決）。
　なお、株主からの質問が議題に関する適切なものであったにもかかわらず、取締役等がこの質問に応じなかった場合は、株主総会決議が決議取消の対象となったり、取締役等が１００万円以下の過料の対象（同法第９７６条第９号）になるリスクがあるため、注意が必要です。

３　回答
　貴社の株主総会における議題は、剰余金の配当に関する事項であるため、これに関係する事項についての質問についてのみ、代表取締役Ｙは説明義務を負うことになります。
　このため、Ｚによる上記質問は、説明義務の対象にはならないので、Ｙは上記質問に応じる必要はありません。質問を無視して決議に入って差し支えありません。

（回答）

１　株主総会の権限の範囲
　まず、非公開会社とは、株式を証券取引所に上場していない会社のことではなく、発行するすべての株式にいわゆる譲渡制限が付いている会社のことです。
　招集権者は、原則として、各取締役（代表取締役を定めた場合は、当該代表取締役、３％以上の議決権を有する株主（招集請求を経る必要有り、会社法第２９７条第１項、第２項、第４項）です。
　招集通知は、株主総会の１週間前までに行うのが原則（同法第２９９条第１項）で、例外的に、定款で定めた場合は、１週間を下回る期間でも可能（同項かっこ書）です。
　招集通知には、株主総会の日時・場所・議題・提出議案を記載します。議題は、例えば、利益処分率承認の件など株主が招集通知を見て、株主総会で何が決議されるかが分かる程度で足ります。議案の要領は、役員の選任、報酬等重要な事項については、議案の要領を記載する必要があります。

２　招集手続の省略
　株主全員の同意があり、かつ、書面投票等を採用しない場合は、招集通知をせず、株主総会を開催することができます。

３　招集通知送達のリスク
　貴社においては、株主全員の同意があるなどの招集手続を省略することのできる事情がない以上、株主総会を開催するためには招集手続を経る必要があります。
　貴社は取締役会非設置会社であるため、招集通知は書面によっても口頭によっても可能であるところ（同法第２９９条第２項第２号参照）、貴社では、各株主に対し普通郵便による通知を行うという方法を選択しています。
　普通郵便という方法自体は、もちろん適法ですが、株主総会開催前に　株主全員に送付し、各株主が通知を了知したという証拠が残らないため、株主から招集通知を受け取っていないというクレームを受けるリスクが生じます。
　こういったリスクをヘッジするためには、普通郵便ではなく書留郵便を用いるなどして招集通知の事実を証拠化しておくことが必要です。

４　回答
　貴社は、Ｙに対して株主総会招集通知が送達されたことを立証しない限り、株主総会決議取消事由があることになるので、株主総会をやり直す方が望ましいといえます。
　経営法務の実践に当たっては、時には、引き返す決断も必要ということになります。　　　
　　　

（回答）

１　中小企業の株主総会の開催状況
　中小企業の多くは同族会社です。このような会社は、株主の多く又は全部が身内であるため、株主総会を開催したことがないとか、議事録だけ作成して株主総会を開催したことにするという例も多いのではないかと考えられます。
　しかし、会社法上、株式会社は毎事業年度に１回は定時株主総会を開催しなければなりません（会社法第２９６条第１項）。

２　株主総会を開催しないことのリスク
　では、貴社のように株主総会を一度も開催したことのない会社は、一体どんなリスクを負うのでしょうか。
　第一は、取締役が会社から報酬を得る場合、報酬額につき定款の定めがないときは株主総会の普通決議によって定めることが必要となるところ（同法第３６１条第１項、第３０９条第１項）、株主総会を開催していなければ今まで得た報酬が遡って法律上の原因のないものとされてしまうリスクがあります。その上で、今まで得た報酬の合計額が会社の損害にあたるとして、他の株主から損害賠償責任を追及されたり、取締役の不当利得に当たるとして会社に返還義務が生じたりするリスクがあります。
　第二は、取締役を選任する場合は、株主総会の普通決議が必要となります（同法第３２９条第１項、第３０９条第１項）。そのため、株主総会を開催していない場合、適法な選任手続を経ていない取締役による業務執行が行われたとして、今まで取締役が行ってきた行為が覆されてしまうリスクを負うことになります。
　第三は、１００万円以下の過料に処されるリスクを負います（同法第９７６条第１８号）。
　これらは、いずれもそういったリスクを負う可能性があるというレベルにとどまります。しかし、同族会社における株主総会の開催コストはそれほど大きくかからないといえますので、余計なリスクを回避しうるメリットと比較衡量すれば、株主総会を開催する方がコストパフォーマンスは高いといえます。

３　回答
　貴社は、株主総会を早急に開催する必要があります。
　なお、過去の株主総会決議事項については、遡って議決しておく必要があります。

（回答）

１　所持品検査
　所持品検査は、金品の不正隠匿を摘発・防止や、現金などの貴重品を扱う従業員が現金などの紛失等が発生した場合に、身の潔白を証明するための機会を保障するために行う必要が生じます。
　この所持品検査は、①これを必要とする合理的な理由に基づき、②一般的に妥当な方法と程度で、③制度として従業員に対して画一的に実施される場合に、④明示の根拠に基づくのであれば認められるとされています（最高裁判所昭和４３年８月２日判決）。
　所持品検査が適法であれば、貴社はそれを拒絶した従業員に対し、懲戒処分を行うことが可能になります。

２　監視カメラの設置
　ビデオカメラやコンピューターによって職場内の従業員について、モニタリングすることについては、原則として、①その実施理由、実施時間帯、収集される情報内容等を事前に従業員に通知すること、②個人情報の保護に関する権利を侵害しないように配慮すること、③常時のモニタリングは労働者の健康および安全の確保又は業務上の財産の保全に必要な場合に限定して実施すること、④モニタリングの導入に際しては原則として労働組合等に対し事前に通知し、必要に応じ協議を行うことなどが要求されます。
　ただし、犯罪その他の重要な不正行為があるとするに足りる相当の理由があると認められる場合には、従業員への事前の通知等を行わず、監視カメラを設置できると考えられます。
　なお、以上の点については、個人情報保護法施行前の指針ですが、労働省（現厚生労働省）の「労働者の個人情報保護に関する行動指針」（平成１２年２月）を参考にしています。

３　監視カメラと個人情報保護法
　監視カメラの映像により、特定の個人が識別できるのであれば、利用目的の通知、公表等（個人情報保護法第１８条第１項）が必要となります。
　しかし、一般的に、防犯目的のために監視カメラを設置する場合は、個人情報の利用目的は、取得の状況からみて明らかであるので、利用目的の公表は必要ではないと考えられます（同法第１８条第４項第４号）。

４　回答
　貴社が今後の防止策として、所持品検査を行う場合は、所持品検査を行う旨が規定されている社内規程に基づき、目的の合理性、方法の妥当性、画一的な実施に基づき、行うことができます。
　また、監視カメラの設置については、同じく、社内規程に基づき、事前に労働者や労働組合に通知した上で行うことができます。