当社は、従業員に会社のパソコンを貸与しています。
しかし、最近、会社のパソコンを使って業務に関係のない電子メールを送受信している従業員がおり、業務に支障が出ています。
こうした電子メールの私的利用を調査することはできますか。
（回答）
１ 電子メールの私的利用と企業秩序
従業員が企業のコンピュータ・ネットワークを私的に用いて電子メールの送受信を行ったり、業務に関係のないインターネット検索やＳＮＳを利用することは、職務時間中であれば職務専念義務違反となりますし、企業施設の私的利用という観点では企業の施設管理権の侵害となります。
２ パソコンの私的利用のリスクと私的利用等の制限
また、パソコンの私的利用については、コンピューターウイルスの感染による機密情報の流出や、私用メールによる誹謗中傷がなされるなど、さまざまなリスクがあり、軽視できません。
企業は、就業規則等において、インターネットの私的利用を禁止すること、会社がインターネットの私的利用の有無等につき、モニタリングができることなどを内容とする規定を整備することで、このような電子メールの私的利用等を制限することができます。ここでも、また就業規則等の規定の整備が重要となります。
３ 電子メール等の私的利用の監視・調査
次に、会社のパソコンからの私的メールの送受信等のパソコンの利用状況を、企業が監視・調査することはできるのでしょうか。
この点、就業規則等において、私用メール等の監視・調査について明確に定め、そのことを従業員に周知しておけば、企業は原則として労働者の同意を得ることなく私用メールを監視・調査することができます。
他方、就業規則等において、上記の点が定められていない場合は、プライバシー侵害の有無について個別的に判断することになります。
裁判例では、ネットワークの私的利用禁止規定が整備されていなかった事案において、監視・調査の必要性や目的の合理性、手段・態様の妥当性と、労働者が合理的に期待するプライバシー保護の程度と監視・調査により生ずる不利益を総合考慮し、社会通念を逸脱するような監視・調査は労働者のプライバシーを侵害する不法行為となる旨述べているものがあります（東京地方裁判所平成１３年１２月３日判決）。
４ パソコンのパスワード等の解除
従業員がパソコンにパスワードをかけている場合は、どうすれば良いのかという相談を受けることがあります。
会社のパソコンは会社の所有物ですから、パスワードの解除に関して従業員の許可を取る必要はありませんが、貴社は従業員に対し、パソコンのパスワードを解除すると通告した上で監視・調査を行うことが必要です。
従業員は、そもそも会社に対して社用のパソコンのパスワードを通知するように、ネットワーク利用規程などで定めておくべきです。
５ 回答
ご質問のケースにおいて、就業規則においてパソコンの私的利用の禁止に関する規定があれば、貴社はパソコンの監視、調査を行うことができます。
仮に、かかる規定がないとすると、従業員のプライバシーに配慮した手段・態様であれば、監視・調査を行うことができるということになります。